Genial oder gefiltert? - Der richtige Absender für Emails.

Wonach entscheiden Sie, ob Sie eine Email anklicken oder (ungeöffnet) löschen? Dem Empfänger stehen hierfür nur zwei Kriterien zur Verfügung - Absender und Betreff. Beide werden nur zu oft sträflich vernachlässigt.

Der Absender besteht aus zwei Teilen, einem Namen und einer Email- Adresse. Abhängig vom (Email-) Programm des Empfängers wird nur der Name, nur die Email- Adresse oder auch beides angezeigt. Die zur Zeit am häufigsten verwendeten Email Programme beschränken sich auf die Anzeige des Namens.

Schon diesen Teil des Absenders sollte der Empfänger daher bereits eindeutig mit Ihrem Unternehmen in Verbindung bringen können. Verwenden Sie den Namen Ihres Unternehmens, eines Produktes oder einer Dienstleistung, welche der Empfänger kennt.

Sinnvolle Lösungen sind zum Beispiel:

Bereits weniger sinnvoll wären die umgedrehten Versionen wie Oliver Müller [ XYZ GmbH ], denn nicht selten verkürzen Email Clients aus Platzmangel den Absender. In einem ungünstigen Fall würde nur ein nicht bekannter Name eines Mitarbeiters angezeigt.

Der Einsatz der Version mit Klammern hat Vor- und Nachteile. Sortiert man die Adressen, werden Absender, die mit "[" beginnen, prominent am Anfang einsortiert, unter dem Namen Ihres Unternehmens wird man Sie jedoch vergeblich suchen.

Verwenden Sie die gewählte Struktur einheitlich und konsequent. Der Empfänger wird Ihre Nachrichten so schnell wiedererkennen, mit etwas Glück zu seiner Liste "vertrauenswürdige Absender" hinzufügen und zukünftig ohne Nachdenken oder gar Vorbehalte öffnen.

Die Einbindung des Namen Ihres Unternehmens, eines Produktes oder einer Dienstleistung im Absender wird zudem maßgeblich zur Markenbildung beitragen. Ihr Brand wird dem Empfänger mit jeder Mail in Erinnerung gerufen.

Leer darf der Absender keinesfalls sein. Fehlt ein Name, deuten Spamfilter dies als Indiz für eine unerwünschte Massenmail (Spam). Sehr ungünstig sind ebenfalls ALLE Begriffe aus dem Erotik- Bereich. Vergewissern Sie sich mehrfach, dass ein in Ihrem Absender verwendeter Begriff KEINE zweideutige Entsprechung hat.